Warum veraltete IT-Systeme für KMU ein ernsthaftes Risiko darstellen
Die Unabdingbarkeit der Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse sollte längst auch in den Köpfen der Entscheider kleiner und mittlerer Unternehmen angekommen sein. Tatsächlich gibt es hier jedoch nach wie vor deutlichen Nachholbedarf. Die Defizite liegen aber nicht nur — im diesbezüglich so oft thematisierten – Online Marketing, sondern tatsächlich mitunter viel weiter an der geschäftlichen Basis!
Der Status quo in Schweizer KMU
Zentrale Workflows, wie die Buchhaltung, mithilfe von spezialisierten IT-Systemen zu optimieren, ist indes auch in den kleinsten Unternehmen relativ weit verbreitet. Laut einer Studie, die das Institut für Qualitätsmanagement und Angewandte Betriebswirtschaft (IQB-FHS) in Kooperation mit der Comitas AG durchgeführt hat, verwenden 83 Prozent aller deutschschweizerischen Kleinunternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern zumindest ein Standard-Buchhaltungsprogramm. Zusätzlich sind aber auch noch sehr viele Excel und Access Datenbanken in Betrieb, die eine Integration und Abstimmung auf sich verändernde Geschäftsprozesse erschweren. Das Optimum, sprich eine genau auf die jeweiligen Geschäftsprozesse zugeschnittene individuelle Software Lösung, ist bei nicht einmal 20 Prozent dieser Unternehmen im Einsatz.
Viele Lösungen, die das ökonomische Wirtschaften eines Unternehmens ermöglichen, sind ausbaufähig oder nur ungenügend integriert. Und wenn weitreichendere, vielleicht sogar individualisierte Systeme genutzt werden – was vornehmlich auf mittlere Betriebe mit 50 bis 100 Mitarbeiter (36 Prozent) bzw. solche mit mehr als 100 Angestellten (59 Prozent) zutrifft – sind diese häufig in die Jahre gekommen. Daraus ergeben sich erhebliche Gefahren für das jeweilige Unternehmen. Welche das sind, wie Sie erkennen, ob ein Wechsel zu einem neuen oder eine Auffrischung des bestehenden IT-Systems in Ihrem Betrieb akut relevant ist und wie hier besonders effizient vorgegangen wird, lesen Sie nachfolgend.
Ergänzend sehen Sie die vollständige Studie am besten gleich hier ein:
Comitas Marktstudie Digitalisierung
Welche zentralen Gefahren lauern bei veralteten IT-Systemen?
Viele bestehende IT-Systeme können heutige digitale Anforderungen nur unzureichend abbilden. Medienbrüche, manuelle Zwischenschritte und fehlende Integration zwischen Applikationen führen zu Zeitverlusten und unnötigen Kosten. Ein Teil der befragten Unternehmen wünscht sich ausdrücklich eine harmonischere Zusammenarbeit ihrer Systeme.
Zusätzlich gewinnt der digitale Vertrieb – unabhängig davon, ob B2B oder B2C – weiter an Bedeutung. Systeme, die keine automatisierten Abläufe unterstützen, werden zunehmend zum Wachstumshemmnis.
Kritisch wird es zudem, wenn eingesetzte Technologien keine Updates oder keinen Support mehr erhalten. In solchen Fällen sind Ausfälle, Sicherheitsrisiken und lange Wiederherstellungszeiten kaum zu vermeiden. Auch infrastrukturelle Risiken, etwa durch nicht mehr startende Server nach Updates, können den Geschäftsbetrieb vollständig lahmlegen.
Ebenso problematisch ist die fehlende Anschlussfähigkeit an Partner und Kunden. Erwartete Schnittstellen lassen sich nicht bereitstellen, was zu Medienbrüchen, Mehraufwand und im schlimmsten Fall zu Geschäftsverlusten führt. Zudem kann eine fehlende Nachvollziehbarkeit von Änderungen bei Revisionen oder Prüfungen erhebliche rechtliche Konsequenzen haben.
Welche Faktoren deuten darauf hin, dass Ihr IT-System erneuert bzw. ausgetauscht werden muss?
Wenn erst einmal eines der zuvor beschriebenen Szenarien eingetreten ist, kann der damit verbundene Schaden nur schwer oder im schlimmsten Fall überhaupt nicht mehr behoben werden. Damit es gar nicht erst dazu kommt, sollten Sie sich folgende Fragen zum Stand Ihrer IT stellen und gegebenenfalls mit einer entsprechenden Neuausrichtung reagieren:
- Sind Sie jeden Morgen froh, wenn Ihr Server bzw. damit Ihre Applikation noch ordnungsgemäss funktioniert und Ihre Mitarbeiter die Arbeit weiterhin termingerecht für Ihre Kunden und Partner erledigen können?
- Können neue Prozesse gar nicht mehr oder nur sehr aufwendig umgesetzt werden? Sind keine flexiblen Schnittstellen vorhanden oder können für externe Partner bzw. Kunden wichtige Funktionen nicht im Internet zur Verfügung gestellt werden?
- Wie fühlen Sie sich in Bezug auf die Sicherheit Ihrer Applikation — fürchten Sie vielleicht den Verlust oder den Diebstahl von vertraulichen, unternehmenskritischen Informationen?
- Bietet Ihre Software die Möglichkeit, detailliert eizusehen, wer wann was geändert hat? Ist sie somit auch im Falle einer Revision ausreichend aussagefähig?
- Können Sie Ihr IT-System auch unterwegs, vielleicht ohne Verbindung zu Ihrem Büro-Netzwerk verwenden? Steht eine für das Tablet oder das Smartphone optimierte Version zur Verfügung?
- Ist Ihr System generell zukunftssicher und bekommen Sie im akuten Problemfall stets einen schnellen und zuverlässigen Support, um schnell wieder optimal arbeiten zu können?
Letzteres ist gemäss der Studie des Instituts für Qualitätsmanagement und Angewandte Betriebswirtschaft (IQB-FHS) und der Comitas AG übrigens bei rund 30 Prozent (!) der aktuell laufenden Systeme in den kommenden drei Jahren nicht mehr gegeben. Darüber hinaus verdeutlicht sie anhand weiterer Zahlen, dass ein erheblicher Teil der deutschschweizerischen KMU nur bedingt mit ihrer derzeitigen Applikation zufrieden ist. Und das ist zweifelsohne immer eines der stärksten Argumente für ein neues IT System!
Vorgehen bei der Modernisierung oder Ablösung bestehender Systeme
Viele Unternehmen können eine umfassende Modernisierung nicht allein stemmen. Die Zusammenarbeit mit einem externen IT-Partner eröffnet den Zugang zu modernen Technologien, bewährten Methoden und skalierbaren Architekturen.
Durch den Einsatz moderner Web-Technologien lassen sich bestehende Applikationen schrittweise oder vollständig neu aufbauen. Cloud-Lösungen bieten dabei hohe Sicherheit, flexible Skalierbarkeit und transparente Kostenmodelle. Ressourcen können bedarfsgerecht angepasst werden, ohne eigene Infrastruktur betreiben zu müssen.
Eine erfolgreiche Modernisierung stellt nicht nur die Technik, sondern auch die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt. Intuitive Benutzeroberflächen, klare Prozesse und kurze Einarbeitungszeiten sorgen für Akzeptanz und Effizienz. Flexible Schnittstellen ermöglichen die nahtlose Integration mit internen und externen Systemen, während saubere Datenmigrationen Ausfälle minimieren und gleichzeitig Altlasten beseitigen.
Fazit
Veraltete IT-Systeme sind kein rein technisches Problem, sondern ein unternehmerisches Risiko. Unternehmen, die ihre Systeme rechtzeitig modernisieren, sichern ihre Effizienz, Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit nachhaltig.
Wenn Sie die Modernisierung oder Ablösung Ihrer bestehenden IT-Landschaft prüfen, unterstützt Comitas Sie von der Analyse bis zur Umsetzung. Gerne zeigen wir Ihnen unverbindlich auf, wie eine moderne, zukunftssichere Lösung aussehen kann.
