Digitale Fallführung im Sozialwesen braucht Vertrauen und Datenschutz
Die Digitalisierung im sozialen Bereich eröffnet neue Chancen – von effizienteren Prozessen bis hin zur besseren Zusammenarbeit in der Fallbearbeitung. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an den Datenschutz. Organisationen im Sozialwesen, insbesondere Beratungsstellen, müssen mit sozialen Daten besonders sorgsam umgehen. Dieser Beitrag zeigt praxisnah, wie eine digitale Fallführung gleichzeitig effizient und DSGVO-konform gestaltet werden kann.
1. Klare Rollen in der Fallbearbeitung mit Datenschutz
Eine gute Fallbearbeitung im Sozialwesen braucht eindeutig definierte Rollen. Zugriffsrechte sollten so gesteuert werden, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen haben.
2. Sichere digitale Fallführung dank Datenverschlüsselung
Ob Cloud oder lokal: Daten müssen verschlüsselt gespeichert und übertragen werden. Das ist ein zentraler Bestandteil einer sicheren digitalen Fallführung.
3. CH-Datenschutz umsetzen durch Schweizer Hosting
Setzen Sie auf Lösungen mit CH-Datenschutz-Konformität – idealerweise mit ISO 27001-Zertifizierung und Datenhaltung in der Schweiz.
4. Datenschutz lebt durch Schulung im sozialen Bereich
Alle Nutzer von Fallführungssoftware sollten regelmässig geschult werden. Nur so wird Datenschutz in der sozialen Arbeit im Alltag wirksam umgesetzt.
5. Einwilligungen korrekt dokumentieren
Besonders sensible Sozialdaten erfordern eine explizite, dokumentierte Einwilligung der Klienten. Diese muss jederzeit widerrufbar sein.
6. Datenschutz beginnt beim Onboarding
Neue Teammitglieder sollten von Anfang an mit den Datenschutzregeln vertraut gemacht werden – insbesondere bei der Nutzung von digitalen Tools.
7. Digitalisierung Sozialwesen: Papierarme Prozesse etablieren
Die Digitalisierung im Sozialwesen ist nur dann effizient, wenn sie auch analoge Doppelspurigkeit vermeidet.
8. Datenhoheit im Sozialwesen vertraglich absichern
Verträge mit IT-Dienstleistern sollten klare Regelungen zu Hosting, Zugriff und Löschung beinhalten.
9. Datenschutz in der Fallarbeit ist Teamarbeit
Datenschutz in der sozialen Arbeit funktioniert nur, wenn alle mitdenken – vom Backoffice bis zur Beraterin. Technische Massnahmen müssen mit organisatorischen Prozessen verzahnt werden.
Fazit
Fallführungssoftware, digitale Fallakten und digitale Tools im sozialen Bereich bieten viele Vorteile – vorausgesetzt, sie sind DSGVO-konform und berücksichtigen den besonderen Schutzbedarf von Sozialdaten. Die vorgestellten 9 Regeln helfen dabei, den Datenschutz in der sozialen Arbeit nicht nur als Pflicht, sondern als Grundlage verantwortungsvoller Fallarbeit zu verstehen.
Gerne zeigen wir Ihnen unverbindlich in einer Demo die wesentlichen technischen Aspekte für eine sichere und datenschutzkonforme Lösung auf und unterstützen Sie ebenfalls bei organisatorischen Anpassungen.
