Fallführung Sozialwesen: Leitfaden zur Digitalisierung

Eine strukturierte Fallführung im Sozialwesen muss sensible Daten schützen, Fachpersonen entlasten und gleichzeitig dafür sorgen, dass Informationen, Aufgaben und Entscheidungen nachvollziehbar bleiben. Unser kostenloses Whitepaper zeigt, wo im Arbeitsalltag Zeit verloren geht, welche Anforderungen bei der Digitalisierung im Sozialwesen wichtig sind und was eine geeignete Fallführungssoftware leisten sollte.

Kostenloses Whitepaper zur Fallführung herunterladen

Fallführung im Sozialwesen: Zeit für Facharbeit zurückgewinnen

Fachpersonen betreuen mehrere Fälle gleichzeitig. Informationen müssen ergänzt, Dokumente geprüft, Pendenzen nachgeführt und Absprachen dokumentiert werden. Sind diese Informationen über E-Mails, persönliche Notizen, Ordner oder verschiedene Systeme verteilt, entsteht zusätzlicher Such- und Abstimmungsaufwand.

Das Whitepaper zeigt anhand einer Modellrechnung, wie stark sich kleine Zeitverluste summieren können. Bei zehn Fachpersonen und durchschnittlich 20 Minuten Such-, Nachbearbeitungs- oder Abstimmungszeit pro Arbeitstag ergeben sich rund 733 Stunden pro Jahr.

Modellrechnung: 733 Stunden pro Jahr entsprechen bei den verwendeten Annahmen rund 42 Wochen Arbeitszeit, die stattdessen für Beratung, Fallbesprechungen oder komplexe Abklärungen eingesetzt werden könnte.

Digitale Fallführung schafft Struktur im Arbeitsalltag

Eine digitale Fallführung führt fallbezogene Informationen zentral zusammen. Falldaten, Beratungen, Dokumente, Aufgaben, Zuständigkeiten und Pendenzen bleiben einem Fall zugeordnet. Dadurch lässt sich auch bei Stellvertretungen schneller erkennen, welche Ziele vereinbart wurden, welche Aufgaben offen sind und welche Entscheidungen bereits getroffen wurden.

Diese Struktur erleichtert zusätzlich Reporting und Qualitätssicherung. Statt Statistiken oder Nachweise aus verschiedenen Dateien und Ablagen zusammenzutragen, können relevante Informationen auf einer gemeinsamen Datenbasis ausgewertet werden.

Datenschutz bei der Fallführung kontrolliert umsetzen

Im Sozialwesen werden besonders sensible Informationen verarbeitet. Eine geeignete Software für das Sozialwesen sollte deshalb Rollen und Rechte klar abbilden, Zugriffe nachvollziehbar machen und festlegen können, welche Personen bestimmte Informationen sehen oder bearbeiten dürfen.

Datenschutz wird damit Teil der fachlichen Prozessgestaltung. Informationen können im richtigen Kontext geführt, Änderungen dokumentiert und Zugriffsrechte an Zuständigkeiten angepasst werden.

Was Fallführungssoftware im Sozialwesen leisten sollte

Eine Fallführungssoftware sollte den fachlichen Alltag abbilden, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen. Dazu gehören digitale Falldossiers, Beratungen und Aktivitäten, Aufgaben und Pendenzen, Dokumentenmanagement, Rollen und Rechte sowie Reporting und Auswertungen. Offene Schnittstellen ermöglichen ausserdem die Anbindung bestehender Systeme.

Der Leitfaden enthält dafür eine praktische Checkliste. Sie unterstützt soziale Einrichtungen dabei, Datenschutz und Sicherheit, Fachlichkeit, Entlastung, Einführung und Betrieb einer möglichen Lösung systematisch zu prüfen.

Fallführung digital weiterentwickeln

Comitas entwickelt Fallführungssoftware für Sozialdienste, Beratungsstellen, öffentliche Stellen und soziale Organisationen. Die Lösung verbindet Fallführung, Zusammenarbeit, Administration und Sicherheitsanforderungen in einer gemeinsamen Plattform und kann an bestehende Prozesse und Systemlandschaften angepasst werden.

Mehr zur Lösung: Comitas Fallführungssoftware für Schweizer Sozialdienste