Leitfaden: Auftragsmanagement Software für moderne Deponiebetriebe
Eine Auftragsmanagement Software kann Deponiebetriebe dort entlasten, wo im Alltag besonders viel Zeit verloren geht: bei fehlenden Auftragsdaten, Rückfragen an der Waage, manuellen Wiegedaten und verzögerter Fakturierung. Unser kostenloser Leitfaden zeigt anhand konkreter Beispielrechnungen, welche Prozesskosten dadurch entstehen können und wie sich die eigene Ausgangslage beurteilen lässt.
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Wo im Deponiebetrieb versteckte Prozesskosten entstehen
Eine Fuhre ist wirtschaftlich noch nicht abgeschlossen, sobald das Fahrzeug gewogen und der Wiegeschein erstellt wurde. Auftrag, Kunde, Baustelle, Material und Rechnungsgrundlage müssen ebenfalls eindeutig zugeordnet sein. Fehlt eine dieser Verbindungen, entsteht ein Klärfall.
Im Tagesgeschäft wirken einzelne Rückfragen oft unbedeutend. Über ein Jahr können sich wenige Minuten zusätzlicher Aufwand jedoch stark summieren. Eine Beispielrechnung aus dem Leitfaden zeigt: Bei 20 Fuhren pro Tag und durchschnittlich fünf Minuten Klärzeit entstehen rund 367 Stunden zusätzlicher Aufwand pro Jahr. Bei einem angenommenen internen Vollkostensatz von CHF 80 entspricht dies rund CHF 29’000 Prozesskosten.
Entscheidend: Der einzelne Klärfall ist selten das grosse Problem. Die Kosten entstehen durch seine Wiederholung über Hunderte oder Tausende Fuhren.
Auftragsmanagement Software entlastet auch die Waage
Die Waage ist in vielen Deponiebetrieben ein zentraler Engpass. Muss dort zuerst geprüft werden, zu welchem Auftrag ein Fahrzeug gehört oder welche Baustelle und welches Material hinterlegt werden müssen, sinkt der mögliche Durchsatz.
Ein digitaler Auftragsprozess kann solche Informationen bereits vor der Ankunft des Fahrzeugs prüfen. In einem Kundenprojekt konnte durch automatische Kennzeichenerkennung und digitale Auftragsprüfung eine 20 bis 30 Prozent schnellere Abfertigung erreicht werden. Kürzere Abfertigungszeiten schaffen zusätzliche Kapazität und reduzieren manuelle Klärungen direkt am Engpass.
Schnellere Fakturierung verbessert den Cashflow
Vollständige Daten wirken sich auch nach der Wiegung aus. Fehlende Bestellnummern, unklare Tarife oder nicht zugeordnete Wiegedaten können verhindern, dass eine bereits erbrachte Leistung fakturiert wird.
Der Leitfaden zeigt diesen Effekt anhand einer Beispielrechnung mit 40 Fuhren pro Tag und einem durchschnittlichen Rechnungswert von CHF 350. Bei 14 Tagen Verzögerung bleiben rechnerisch CHF 196’000 Rechnungswert im Prozess gebunden. Sinkt die Verzögerung auf drei Tage, reduziert sich dieser Wert deutlich.
Standard, Hybrid oder passgenaue Lösung?
Welche Auftragsmanagement Software sinnvoll ist, hängt vom Betrieb ab. Bei einfachen Abläufen und wenigen Schnittstellen kann eine Standardlösung ausreichen. Müssen Waage, Kundenportal, Auftrag, Nachweise, ERP und Fakturierung eng zusammenspielen, werden hybride oder passgenaue Lösungen interessanter.
Der kostenlose Leitfaden enthält deshalb neben den Beispielrechnungen auch eine Checkliste und einen Mini-Rechner. Damit können Deponiebetriebe manuelle Nacharbeit, gebundenen Rechnungswert und den Aufwand für Rückfragen zunächst selbst grob einschätzen.
Digitale Auftragsprozesse gezielt verbessern
Comitas unterstützt Deponiebetriebe dabei, Medienbrüche entlang des gesamten Auftragsprozesses zu erkennen und die passenden Systeme miteinander zu verbinden. Ziel sind weniger Klärfälle, weniger manuelle Nacharbeit, mehr Transparenz an der Waage und schneller fakturierbare Leistungen.
