Mit dem neuen Veranstaltungsmanagement-Tool des Kantons
Zürich, gemeinsam entwickelt mit Comitas, lassen sich Veranstaltungen einfach planen, erfassen und verwalten – alles an einem Ort, ganz ohne komplizierte IT. Unsere Lösung bringt modernes Design, eine hohe Benutzerfreundlichkeit und zentrale Steuerung in die Veranstaltungsorganisation.
Veranstaltungen können zentral erfasst und verwaltet werden. Die erstellten Inhalte lassen sich automatisiert auf Webseiten des Kantons publizieren. Alternativ auch gezielt per Link an spezifische Empfängerlisten versenden.
Bei der Erstellung der Veranstaltung lassen sich nicht nur Standardfelder, sondern auch zusätzliche Felder definieren. Diese können auf individuelle Bedürfnisse abgestimmt werden, etwa für Bemerkungen oder Angaben zu Begleitpersonen.
Veranstaltungen können im Voraus geplant und ab einem definierten Zeitpunkt publiziert werden. Zusätzlich lässt sich steuern, ab wann und wie lange vor Beginn eine Anmeldung möglich sein soll.
Mehrteilige Veranstaltungen mit parallelen Sessions oder Workshops lassen sich detailliert abbilden. Pro Session können separate Beschreibungen, Preise und Platzzahlen definiert werden – mit Echtzeitübersicht über Anmeldungen und Favoriten.
Alle Veranstaltungen werden in einer übersichtlichen Liste dargestellt. Filter- und Sortiermöglichkeiten ermöglichen eine gezielte Suche. Aktionen wie Duplizieren, Bearbeiten oder Löschen sind direkt über das Kontextmenü möglich. Exportfunktionen stehen für weiterführende Auswertungen zur Verfügung.
Abhängig vom Aufbau der Veranstaltung erfolgt die Anmeldung in einem oder mehreren Schritten. Von einfachen Anmeldungen bis hin zur Auswahl mehrerer Sessions mit individuellen Zeitfenstern.
1
Nach der Anmeldung wird automatisch eine Bestätigung per E-Mail versendet inklusive Kalendereintrag (ICS-Datei), sowie je nach Bedarf mit Ticket und einem personalisierten Link zur Bearbeitung oder Stornierung der Anmeldung.
2
E-Mails an Teilnehmende können auf Knopfdruck ausgelöst und über Vorlagen gesteuert werden. Der Zugang zu weiterführenden Informationen ist passwortgeschützt und wird über einen Einmalcode abgesichert.
3
E-Mail-Vorlagen können frei im HTML-Format erstellt und mit Platzhaltern ergänzt werden. Mehrsprachigkeit und CI/CD-konforme Gestaltung sind ebenso möglich wie Live-Anpassungen für den laufenden Betrieb
Die Lösung ist mandantenfähig aufgebaut. Benutzerinnen und Benutzer sehen nur Daten und Funktionen, für die sie berechtigt sind. Rechte lassen sich granular auf Funktions-Ebene vergeben und flexibel verwalten.
Alle Daten im System lassen sich im Excel-Format exportieren – sortiert und gefiltert gemäss der aktuellen Darstellung. Umgekehrt können Excel-Listen importiert und durch das System automatisch auf Struktur und Inhalt geprüft werden (z.B. Teilnehmerlisten).
Veranstaltungen können als nicht öffentlich markiert und über Einladungslinks mit QR-Codes zugänglich gemacht werden. Empfängerinnen und Empfänger erhalten die Einladung direkt aus dem System.
Einladungen können an klar definierte Zielgruppen (z.B. alle Gemeindepräsidenten eines Kantons) versendet werden. Die Anmeldung ist nur mit passender E-Mail-Adresse und einem automatisch generierten Bestätigungscode möglich, wahlweise per E-Mail oder SMS.
Alle verfügbaren Daten stehen für dynamische Auswertungen zur Verfügung. Ergebnisse lassen sich in Tabellen oder als Diagramme darstellen und dynamisch filtern und sortieren.
Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein PDF-Ticket mit QR-Code generiert. Dieses enthält alle relevanten Veranstaltungsinformationen und kann für den Eintritt verwendet werden.
Mit der von Comitas entwickelten VMT-App lassen sich Tickets bequem via Smartphone scannen. Bei erfolgreicher Prüfung werden die bei der Anmeldung erfassten Informationen angezeigt, für einen reibungslosen Einlass.
Das VMT-Tool bietet zentrale Übersicht, klare Prozesse und einfache Bedienung - realisiert mit der Expertise von Comitas.
