Es gibt mittlerweile viele Tools und Softwarelösungen, um Prozesse zu digitalisieren und abzubilden, damit ergeben sich jedoch meist neue Herausforderungen: Hat man erstmal den Medienbruch zum Papier überwunden, folgen die Medienbrüche zwischen den IT Systemen und Tools. Aber nicht nur deshalb werden Schnittstellen mit zunehmender Digitalisierung immer wichtiger.
Im Zuge der Prozessdigitalisierung stellt sich stets die gleiche Frage wie denn die ganzen Prozesse nun abgebildet werden sollen: Investiert man viel Geld in ein umfassendes ERP, welches viele Prozesse abbilden und integrieren kann, jedoch häufig sehr starr ist? Oder setzt man auf Spezialisten-Tools, mit dem Nachteil, weiterhin Medienbrüche zu unterhalten? Gerade bei einem Kundenportal macht es Sinn, die Daten aus dem ERP zu liefern, die Oberfläche und Prozesse aber auf ein optimales Nutzererlebnis auszulegen mittels einer (ergänzenden) Individualsoftware. Erfolgreiche Weblösungen haben wir unteranderem bei unseren Kunden Orion Rechtsschutz Versicherung und Kies & Recycling eingeführt.
Das Thema Schnittstellen wird weiter an Bedeutung gewinnen. Insbesondere in Zusammenhang mit unternehmensübergreifenden Prozessen und Interaktionen. Digitalisierung bedeutet oftmals, dass Prozesse ganzheitlich optimiert und integriert werden, vom Lieferanten bis zum Kunden. Statt Datenaustausch via Telefon oder E-Mail werden die relevanten Informationen per standardisierter Schnittstelle automatisch abgeglichen oder zur Verfügung gestellt. Dies ermöglicht einerseits ein besseres Kundenerlebnis und erhöht zusätzlich die Kapazitäten und Skalierbarkeit der Prozesse.
Win win auf beiden Seiten
Über eine strukturierte Schnittstelle können Daten in beliebigen Formaten zur Verfügung gestellt werden. Dies erleichterten die Einbindung und Verwendung von Daten auf beiden Seiten. Dadurch kann auf bspw. Parser (“Umwandler”) verzichtet werden, um proprietäre Dateiformate auszulesen. Der Einsatz einer Schnittstelle kann weite über die reine Datenlieferung hinausgehen. So kann die API beispielsweise interpretierte Daten liefern oder Funktionen ausführen, statt nur Zahlen also auch gleich eine Benchmark-Einschätzung dazu oder ein Befehl für den nächsten Workflow Schritt. Mehrere Schnittstellen und Datentöpfe können integriert werden, um neue Einsichten und Interpretationen zu liefern. So kann ein Mehrwert auf beiden Seiten der API Schnittstelle geschaffen werden, indem neue Anwendungen ermöglicht und der Einbezug von fremden Daten vereinfacht wird.
Die Verwaltungskosten
Die Hürden auf dem Weg sollten gut durchdacht und konzipiert werden. Einerseits muss die Datenarchitektur intern klar definiert sein, also welches System hat die Hoheit über welche Daten und wie oft werden diese aktualisiert. Um eine hohe Flexibilisierung zu gewährleisten, ist die Entkopplung der Schnittstellen von den Systemen durch einen sogenannten Enterprise Service Bus eine Möglichkeit. Mit einem solchen Hub lassen sich die Schnittstellen besser standardisieren und von den IT Systemen entkoppeln. Diese können somit ausgetauscht werden, ohne dass angebundene Systeme angepasst werden müssen, sofern das Protokoll des Hubs bestehen bleibt. Die Flexibilität und Geschwindigkeit, um neue Systeme und Partner anzubinden wird dadurch erhöht. Dies ist nötig, um mit der zunehmenden Digitalisierung Schritt zu halten und auch neue Services anbieten zu können.
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