In sicherheitskritischen Bereichen, wie sie in Regierungsinstitutionen und Parlamenten erforderlich sind, ist die präzise und lückenlose Verwaltung von Besucherbadges unerlässlich. Mit dem neuen Badgeverwaltungsmodul im Rahmen des eSBER Visitormanagements hat die Comitas eine Lösung entwickelt, die den gesamten Prozess der Badgeverwaltung digitalisiert und erheblich vereinfacht.
Optimierte Prozesse für alle Besuchertypen
Das Badgeverwaltungsmodul deckt die Verwaltung verschiedener Besuchertypen ab, darunter Medienschaffende, technische Fachkräfte und Teilnehmer an Ratsdebatten. Ziel ist es, den gesamten Lebenszyklus eines Badges – von der Erstellung über die Ausgabe bis zur Rückgabe – effizient, sicher und nachvollziehbar zu gestalten.
- Für Medienschaffende ermöglicht das Modul eine direkte Anmeldung über ein Formular auf der Webseite. Die Anfragen werden im eSBER-System gespeichert und von den zuständigen Stellen geprüft. Nach Genehmigung erhalten die Medienschaffenden eine Benachrichtigung inklusive Badgeinformationen, die bei der Abholung im Medienzentrum bereitstehen.
- Technische Fachkräfte können über das System registriert und mit individuellen Zugangsdaten ausgestattet werden. Notfalleinsätze werden dabei besonders berücksichtigt, um auch in dringenden Situationen reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
- Teilnehmer an Ratsdebatten erhalten personalisierte Badges, die es ermöglichen, Zugangsberechtigungen dynamisch und auf die Dauer der Debatte zugeschnitten zu verwalten.
Hauptfunktionen des Badgeverwaltungsmoduls
- Digitale Badgeerstellung und Verwaltung: Jeder Badge wird mit einer eindeutigen ID, einem Besuchertyp und einem QR-Code versehen. Der QR-Code kann heruntergeladen und auf dem Badge platziert werden, wodurch der Zugang für Besucher sicher und schnell erfolgt.
- Einfache Ausgabe und Rückgabe: Besucher legen ihren QR-Code beim Eintritt vor, der von Fedpol oder anderen zuständigen Stellen gescannt wird. Das System zeigt automatisch die zugehörigen Buchungsdetails an. Bei der Rückgabe wird der Badge erneut gescannt, und die Buchung wird im System abgeschlossen. Ein integrierter Zeitstempel dokumentiert den gesamten Prozess.
- Detailliertes Reporting: Ein neues Reporting-Feature ermöglicht es, die Ausgabe und Rückgabe von Badges genau nachzuverfolgen. Administratoren können schnell erkennen, welche Badges noch nicht zurückgegeben wurden, und entsprechende Massnahmen ergreifen.
- Konfigurierbare Besuchertypen: Über eine intuitive Benutzeroberfläche können Administratoren Besuchertypen anlegen und verwalten. Dadurch bleibt das System flexibel und anpassungsfähig an zukünftige Anforderungen.
- Mehrsprachige Integration: Alle Prozesse und Benachrichtigungen sind mehrsprachig verfügbar (Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch), was die Barrierefreiheit und Benutzerfreundlichkeit erhöht.
Flexibilität und Sicherheit in der Besucherverwaltung
Das Modul ist vollständig in das eSBER-System integriert und erlaubt eine reibungslose Zusammenarbeit mit bestehenden Funktionen wie der Kontaktverwaltung und den E-Mail-Templates. Sicherheitsanforderungen wie Captchas und individualisierte Rechtevergabe wurden konsequent umgesetzt, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Besonders wertvoll ist die Unterstützung bei komplexen Anforderungen, wie der Verwaltung von temporären Zugangsberechtigungen oder der Bearbeitung von Notfalleinsätzen. Dabei wird der gesamte Prozess durch automatisierte Benachrichtigungen und transparente Statusanzeigen für alle Beteiligten übersichtlich gestaltet.
Ergebnisse und Mehrwert
Mit dem neuen Badgeverwaltungsmodul können Organisationen ihre Besucherverwaltung modernisieren und vereinfachen. Das System reduziert manuelle Arbeitsschritte, erhöht die Sicherheit und verbessert die Nachverfolgbarkeit aller Vorgänge. Dank der Flexibilität des Moduls kann es an unterschiedliche Szenarien und Besuchertypen angepasst werden, wodurch es eine zukunftssichere Lösung für Institutionen mit hohen Sicherheitsanforderungen darstellt.
Das Badgeverwaltungsmodul von eSBER setzt neue Massstäbe in der Besucherverwaltung. Mit automatisierten Prozessen, flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten und einem klaren Fokus auf Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit bietet es eine ganzheitliche Lösung für moderne Organisationen. Dieses Modul zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung in der Verwaltung Mehrwert schafft und komplexe Abläufe effizient gestaltet.