Eine Institution im öffentlichen Sektor stand vor der Herausforderung, eine auf Ihre Bedürfnisse angepasste und moderne Lösung zur Verwaltung von Sitzungen, Führungen und Veranstaltungen zu entwickeln. Diese Lösung sollte stabil und skalierbar sein, nahtlos in bestehende Systeme integriert werden und eine moderne Benutzeroberfläche bieten. Comitas entwickelte eine umfassende Softwarelösung, die all diese Anforderungen erfüllte und die Digitalisierung der internen Prozesse vorantrieb.
Anforderungen und Herausforderungen
Die Anforderungen an die neue Lösung waren vielfältig und anspruchsvoll. Die Plattform sollte eine effiziente Verwaltung von Sessionen, Führungen und Events ermöglichen, die von externen Personen in Anspruch genommen wird. Zusätzlich war eine stabile und skalierbare Lösung für Verwaltung von Räumen und Raumreservationen notwendig – inklusive Kalenderansichten und Exportfunktionen – für interne Nutzer wie Mitglieder, Mitarbeitende und externe Partner.
Eine weitere Anforderung bestand in der Integration der Software mit bestehenden Systemen, etwa für Informationsdisplays und Gebäudetechnik. Zudem war die Implementierung eines sicheren Rollen- und Rechtemanagements erforderlich, das mit einem bestehenden Identity and Access Management (IAM) verbunden ist. Die neue Web-Applikation sollte eine gemeinsame Datenbasis schaffen und über eine moderne API-Anbindung verfügen.
Benutzerfreundlichkeit, ein modernes Design und die Möglichkeit zur Erweiterung für zukünftige Anforderungen, inklusive mobiler Geräteunterstützung, waren ebenfalls zentrale Anforderungen. Zusätzlich wurde ein Ticketing-System integriert, bei dem jede Person, die Zutritt zu bestimmten Bereichen des Gebäudes benötigt, ein Ticket mit QR-Code erhält, das am Eingang gescannt werden kann.
Entwicklung und erfolgreiche Einführung
Um diese Anforderungen zu erfüllen, wurde eine detaillierte Anforderungsanalyse gemeinsam mit den Stakeholdern der Institution durchgeführt. Anschliessend wurde die Lösung unter Einsatz modernster Technologien wie Angular für das Frontend und .Net 6.0 mit C# für das Backend implementiert. Für die Datenverwaltung wurde auf MSSQL gesetzt, um eine zuverlässige und skalierbare Basis zu gewährleisten. Umfassende Tests und API-Integrationen stellten sicher, dass die Lösung nahtlos mit den bestehenden Systemen zusammenarbeitet. Die Applikation dient als zentraler Dreh- und Angelpunkt für sämtliche Aspekte der Verwaltung von Sessions, Führungen und Events.
Wichtige Funktionen und Vorteile
Die entwickelte Lösung bietet zahlreiche Funktionen und Vorteile:
- Zentrale Plattform: Die Anwendung unterstützt die Benutzer im Backoffice bei der Verwaltung von Buchungen und wird auch für Sicherheitskontrollen am Eingang genutzt.
- Echtzeit-Zugriff: Sämtliche Zielgruppen haben Zugriff auf zentrale Informationen in Echtzeit, ohne dass ein Datenabgleich zwischen verschiedenen Plattformen erforderlich ist.
- Digitalisierung und Harmonisierung: Durch die umfassende Business-Analyse konnten Synergien aufgezeigt werden und viele einzelne Prozesse harmonisiert werden, was zu einer einheitlichen Lösung für verschiedene Bereiche führte.
- Mehrsprachigkeit: Die Applikation wurde in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch aufgebaut, sodass jeder Benutzer, egal ob intern oder extern, in seiner bevorzugten Sprache arbeiten kann.
- Effizienz und Benutzerfreundlichkeit: Die moderne API-Anbindung erhöht die Effizienz der Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen, während die intuitive Benutzeroberfläche und das moderne Design eine einfache Bedienung gewährleisten.
- Flexibilität und Erweiterbarkeit: Die Lösung ist flexibel und kann leicht an neue Anforderungen angepasst werden, sei es intern oder durch API-Erweiterungen.
- Mobilfähigkeit: Die Unterstützung mobiler Geräte ist insbesondere für externe Gäste von Vorteil.
- Ticketing-System: Das integrierte Ticketing-System stellt sicher, dass jede Person ein eigenes Ticket mit QR-Code erhält, das am Eingang gescannt werden kann.
Termingerechte Einführung und positive Rückmeldungen
Die erfolgreiche Einführung der Lösung führte zu erheblichen Verbesserungen in der täglichen Arbeit der Institution sowie im Service für die Besucher. Die Digitalisierung der Prozesse machte grosse Fortschritte, und die harmonisierten Prozesse ermöglichen eine einheitliche Handhabung über verschiedene Bereiche hinweg. Die Lösung erhielt durchwegs positives Feedback von den Benutzern, insbesondere hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit und Effizienz.