Die Integration von Softwarelösungen in bestehende Umsysteme ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Besonders bei der Fallführungssoftware, die für die Verwaltung und Bearbeitung von komplexen Prozessen genutzt wird, sorgt eine gute Vernetzung mit anderen Systemen für optimierte Abläufe und fundierte Entscheidungen.
Welche Umsysteme können sinnvoll integriert werden?
Die Möglichkeiten zur Integration hängen von den Anforderungen der jeweiligen Branche und Organisation ab. Hier sind einige Beispiele für häufig integrierte Systeme:
- CRM-Systeme: Die Verbindung von Fallführung und CRM ermöglicht direkten Zugriff auf Kundendaten. So wird der manuelle Aufwand reduziert und die Konsistenz von Informationen sichergestellt.
- Buchhaltungssysteme: Eine Integration in Buchhaltungssysteme verknüpft Prozesse wie Rechnungsstellung oder Bestandsmanagement direkt mit der Fallbearbeitung.
- E-Mail-Systeme: Durch die Verknüpfung mit Programmen wie Outlook oder Gmail können relevante E-Mails und Dokumente automatisiert einem Fall zugeordnet werden.
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Die Integration mit DMS sorgt dafür, dass relevante Dokumente direkt aus der Fallführungssoftware abgerufen oder gespeichert werden können.
- Kollaborationstools: Verbindungen zu Plattformen wie Microsoft Teams erleichtern die teamübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation.
- Import & Export: Systeme sollten Dateien (z. B. Excel, CSV, JSON) importieren und exportieren können. APIs in Formaten wie REST oder SOAP ermöglichen den automatisierten Austausch von Daten und Dokumenten.
Praxisbezug für Fallführungslösungen
Eine offene IT-Architektur der Lösung sowie eine API-Schnittstelle sollten von Softwareanbietern aufgezeigt werden können, sodass die Anbindung von Drittsystemen stets möglich ist.
Die Erfahrung bei der Einführung von Fallführungslösungen zeigt, dass eine frühzeitige Abstimmung der notwendigen Schnittstellen das Risiko für eine Verzögerung drastisch reduziert. Workshops mit allen notwendigen Partnern zu Beginn der Implementierungsphase sind ein Muss. Als Unternehmen sollten Sie dies von Softwareanbietern einfordern.
Ein ISDS-Konzept hat sich bei der Implementierung sehr bewährt und sollte als fester Bestandteil von Softwareanbietern in der Konzeptions- und Implementierungsphase eingefordert werden. Dadurch erhalten auch nicht IT-erfahrene Organisationen einen guten Einblick und Richtlinien.
Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Integration
Trotz der Vorteile gibt es bei der Integration von Softwarelösungen auch Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen:
- Kompatibilität: Unterschiedliche Systeme verwenden oft unterschiedliche Standards. Durch flexible und anpassbare APIs kann die Kommunikation trotzdem reibungslos erfolgen.
- Datenmigration: Der Wechsel zu einer neuen Lösung ist oft mit der Übertragung grosser Datenmengen verbunden. Tools für eine strukturierte Datenübernahme können diesen Prozess erleichtern.
- Sicherheitsanforderungen: Hohe Sicherheitsstandards wie Verschlüsselung und klar definierte Zugriffsrechte sind beim Datenaustausch essenziell.
- Kosten und Ressourcen: Integration kann zeit- und kostenintensiv sein. Vorfertigte Lösungen für gängige Systeme reduzieren diesen Aufwand erheblich.
Fazit: Die Vorteile nahtloser Integration
Eine Fallführungssoftware, die sich nahtlos in bestehende Umsysteme integrieren lässt, bringt klare Vorteile: höhere Effizienz, weniger Verwaltungsaufwand und verbesserte Datenqualität. Mit einer durchdachten Integrationsstrategie können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern sich auch auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und die Flexibilität für zukünftige Veränderungen erhöhen bzw. die Abhängigkeit reduzieren. Dies führt langfristig zu einer höheren Resilienz für das gesamte Unternehmen.
Gerne zeigen wir Ihnen unverbindlich in einer Demo die wesentlichen technischen Aspekte für eine sichere und datenschutzkonforme Lösung auf und unterstützen Sie ebenfalls bei organisatorischen Anpassungen.
