Die Einführung einer Fallführungssoftware ist eine strategische Entscheidung, die zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Doch wie bei jeder bedeutenden Änderung gibt es auch Herausforderungen, die bedacht und bewältigt werden müssen. Von Widerständen in der Organisation über Kostenfragen bis hin zu technischen Komplikationen – eine vorausschauende Planung ist der Schlüssel zum Erfolg.
Checkliste aus unterschiedlichen Projekten nach dem Motto “Gemeinsame Zusammenarbeit gepaart mit klaren Strukturen und Methodik reduziert Projektrisiken stark”
- Klare Rollendefinition im gesamten Projektteam mit Kernrollen, Projektmanager (SPOC) und Product Owner und ein einheitliches Kommunikationskonzept entlang aller Projektphasen.
- Ein Product Owner “SPOC” beim Auftraggeber übernimmt die Koordination, mit Unterstützung von Projektleitung und kann im Fall von Differenzen entscheiden.
- Die Anbindung der Schnittstellen wird frühzeitig im Projekt angegangen. Die anzubindenden Partner werden bereits vor Projektstart informiert und stellen Ressourcen für die Anbindung bereit.
- Nach den Sprints wird regelmässig getestet, damit die Findings bereits in die Sprints einfliessen können. Strukturiertes Testing von Testsets mit Unterstützung durch Auftraggeber.
- Offene Kommunikation und Besprechung in Konzeption und Demo/Review Meetings.
- Das agile Vorgehen erlaubt neue oder veränderte Anforderungen. Grössere Veränderungen werden hinsichtlich des Einflusses auf die Termine, Kosten gemeinsam geprüft.
Widerstand gegen Veränderungen
Eine der grössten Hürden bei der Implementierung neuer Software ist der Widerstand gegen Veränderungen. Mitarbeitende können skeptisch gegenüber neuen Technologien sein – sei es aus Angst vor Überforderung, Unsicherheit im Umgang mit neuen Tools oder Sorgen um den Arbeitsplatz. Um diese Vorbehalte abzubauen, ist eine klare Kommunikation entscheidend. Die Vorteile der Software, wie Zeitersparnis, verbesserte Zusammenarbeit und Fehlerminimierung, sollten deutlich gemacht werden. Zusätzlich sind gezielte Schulungen sinnvoll, um den Mitarbeitenden Sicherheit im Umgang mit der Software zu geben und sie aktiv in den Einführungsprozess einzubinden.
Kosten - eine scheinbare Hürde
Die anfänglichen Investitionen können auf den ersten Blick hoch erscheinen, insbesondere wenn Lizenzen, Hardware und Schulungen anfallen. Doch langfristig zahlt sich die Investition aus. Effizienzsteigerungen und Fehlerminimierung können dazu beitragen, dass sich die Kosten schnell amortisieren.
Ein bewährter Ansatz ist die Einführung von Pilotprojekten. So kann die Software schrittweise implementiert werden, wodurch finanzielle Risiken minimiert und Erkenntnisse für die gesamte Organisation gewonnen werden können.
Technische Herausforderungen meistern
Die Integration der neuen Fallführungssoftware in bestehende IT-Systeme wie CRM- oder ERP-Lösungen kann komplex sein. Dies erfordert oft individuelle Anpassungen und eine enge Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter.
Wichtige Erfolgsfaktoren sind:
Modularer Aufbau der Software, um Anpassungen flexibel vorzunehmen
Sicherstellung der Datensicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO
Enge Abstimmung mit der IT-Abteilung, um technische Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu lösen
Der richtige Zeitplan für die Implementierung
Ein weiterer entscheidender Faktor ist die zeitliche Planung. Eine schrittweise Einführung, etwa durch die Pilotierung in einer Abteilung, ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu entwickeln, bevor die Software flächendeckend ausgerollt wird. Regelmässiges Nutzerfeedback ist dabei ein wertvolles Instrument, um Anpassungen vorzunehmen und die Benutzerfreundlichkeit kontinuierlich zu verbessern.
Fazit: Mit der richtigen Strategie zum Erfolg
Die Einführung einer Fallführungssoftware ist eine Herausforderung – aber eine, die sich lohnt. Durch eine Kombination aus technischer Expertise, durchdachter Kommunikation und einem klaren Einführungsplan lassen sich die Hürden meistern. Mit der richtigen Strategie wird die Implementierung nicht nur reibungslos verlaufen, sondern auch einen nachhaltigen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Fallführungssoftware ist ein Werkzeug, das Arbeitsprozesse effizienter, transparenter und effektiver macht – vorausgesetzt, die Einführung wird gut durchdacht und professionell umgesetzt.
Gerne zeigen wir Ihnen unverbindlich in einer Demo die wesentlichen technischen Aspekte für eine sichere und datenschutzkonforme Lösung auf und unterstützen Sie ebenfalls bei organisatorischen Anpassungen.
